¿CÓMO SER MAS PRODUCTIVO EN UN NEGOCIO?

La productividad en un negocio o empresa es un tema fundamental.

Esto tiene que ver con las acciones en su conjunto que se deben llevar a cabo para conseguir una mayor cantidad de ventas y, por lo tanto, mayores ganancias.

En esta entrada me voy a referir a los dos aspectos más importantes que están relacionados con las personas que están involucradas en la creación de valor: Por una parte, con sus cualidades personales, que hacen que tengan la capacidad de asumir riesgos, de administrar recursos materiales e inmateriales para dirigirlos a un objetivo concreto, de ser independientes y de saber cómo sortear malas rachas, tanto en su vida personal como profesional y, por la otra parte, con el tener el conocimiento y las habilidades
para tratar con las personas indicadas que se destacan en cada puesto de trabajo dentro del negocio o la empresa.

Expertos en los campos de la Psicología del Emprendimiento como el profesor Andreas Rauch de la Universidad de Sidney, Michael Frese PhD en psicología y profesor asociado de la NUS Business School, y como el doctor en psicología Jesús Ruiz-García, profesor de la Escuela de Empresarios EDEM, Madrid, España; afirman de manera resumida que:

Las personas que poseen gran capacidad de administrar los recursos disponibles, saben tratar con los demás,  son proactivas por naturaleza, cuentan con gran capacidad de adaptación a los cambios, asumen realidades y responsabilidades, son disciplinadas y saben manejar el tiempo. 

Estas son más propensas a tener éxito en una actividad económica independiente si entienden la dinámica de los entornos interno y externo a su campo de acción. 

(Puedes leer sobre este tema en Born to Be an Entrepreneur (en inglés) o en este artículo del Dr. Ruiz-García Las 4 Claves de la Psicología del Emprendedor).



A partir de esta afirmación se podría pensar que una misma idea de negocio, por muy rentable que sea, puede ser exitosa o, por el contrario,  puede ser un completo fracaso; dependiendo de la persona que la pone en marcha.


A pesar de que, en la creación de una Start-up se se deben separar las cuestiones estrictamente laborales de las personales tales como su personalidad (o estructura de la personalidad), motivación, capacidad de adaptación a las situaciones, tolerancia a los tiempos difíciles y al fracaso; así como sus gustos e intereses particulares y asuntos familiares; muchas personas no tienen en cuenta estos aspectos.

Este comportamiento se ve reflejado en una acción en particular que tiene que ver con el manejo del dinero.

Si una persona no tiene control sobre sus finanzas personales, va a encontrar en el negocio o empresa que administra (así esté estudiando administración de empresas), una fuente de dinero inmediata cuando las ventas han ido bien. Es decir, el dinero producto de la actividad productiva se usa par fines personales.


Por muy "simple" que sea el emprendimiento (por ejemplo, un puesto de comidas rápidas pequeño en una feria o en una ubicación concurrida en la ciudad) será eficiente en términos de ganancias si logra maximizar su producción conectando cada eslabón de la cadena al siguiente si consigue que sea competente.

La productividad dependerá, no solo de la calidad de los productos que se ofrecen  al mercado y de un buen servicio; sino también a factores críticos como la capacidad de manejar imprevistos y de aprovechar oportunidades.

Así, saber qué es lo que se necesita aparte de elegir una buena ubicación, estudiar a la competencia (qué venden, a qué precios, la calidad de la comida, la atención, cuántos clientes tienen, cómo preparan la comida), de igual forma que el tener en cuenta los insumos y la materia prima, el inventario, saber preparar la comida y atender a cada persona de la forma más rápida posible (que de hecho es un indicador de eficacia); son solamente algunos de los puntos clave que se deben tener en cuenta tanto a la hora de planear, como de dirigir, trabajar y administrar.

PRODUCTIVIDAD Y OPERACIÓN DEL NEGOCIO 

Son varios los factores que influyen en su productividad. Más del 50% depende del ambiente que se respire dentro del establecimiento o la compañía. El otro porcentaje depende los siguientes puntos:




1. LA COMUNICACIÓN Y LA MOTIVACIÓN

Se trata de ser claros. No solamente con uno mismo, sino con los colaboradores y/o empleados.

Encomendar a cada persona una o varias tareas y explicarla/s de manera que se entiendan; es un buen punto de partida. Se trata de una primera aproximación a una buena comunicación. Delegar responsabilidades es decirle a una persona (o a uno mismo) que es el/la responsable de cumplir con una misión.

Transmitir un mensaje también consiste en generar confianza con cada persona que hace parte del negocio. Si este es pequeño (una microempresa), las relaciones entre los cargos gerenciales y operaciones deben ser fluidas.

Comunicar lo que hace, los resultados, las necesidades relativas a la actividad productiva; de la misma manera que establecer una comunicación más cercana y a veces personal; puede generar ese sentido de pertenencia y bienestar que cada uno buscamos.

Un buen clima laboral puede hacer que la producción y el rendimiento se incrementen. La motivación y el reconocimiento de la consecución de uno o varios logros de manera frecuente; tratar a cada persona por su nombre y preocuparse por su bienestar; son acciones muy valoradas por las personas, permitiendo el surgimiento de un ambiente psicológico favorable. Todo ello encaminado a generar confianza.




2.  REFORZAR EL CONOCIMIENTO

Si una persona recibe nuevo conocimiento acerca de una materia o un tema en particular relacionado con aquello que sabe hacer bien y con lo que le gusta; es más probable que aumente su productividad. Un curso o un seminario de capacitación en una materia, es un buen aliciente.

Al sugerirle que lo puede hacer mejor, más fácil y con un mejor resultado; se consigue que esta se sienta apreciada y valorada por su superior. Sentir que se forma parte de un grupo, aumenta el sentido de pertenencia por la marca.




3. MEJORAR EL BIENESTAR

Ya sea del empleado (los/as empleados/as) o de uno mismo; preocuparse por el bienestar personal es una buena forma de reforzar la salud mental y física.

Un regalo dado con frecuencia, no solamente en fechas especiales o la invitación a un programa de ejercicio en el lugar de trabajo y de varios descansos cortos durante la jornada laboral; hacen (de acuerdo con especialistas en Salud Ocupacional) que las personas se sientan valoradas y consideradas como tal; que no son "esclavas" de cumplir una función como ocurre en el 80% de las empresas que producen millones de productos en sedes de países asiáticos.

Dedicar mucho tiempo al futuro negocio dejando de lado asuntos como pasar tiempo con la familia, tomar formación y leer, hacer ejercicio, salir a la calle y tomar varios días para ir avanzando; son fórmulas probadas que funcionan.

La flexibilidad de entender que todos necesitamos cierta flexibilidad en lo que hacemos, es tener consciencia de que se pueden presentar inconvenientes personales que se deben atender con algún grado de urgencia.

Al mismo tiempo, respecto a los recursos que la unidad productiva necesita para poder funcionar; la flexibilidad está encaminada a la implementación del uso de nuevas tecnologías, más eficientes y menos costosas; que requieren de menos mantenimiento y que introducen mejoras en los tiempos y en la cantidad de los productos o servicios ofertados al mercado.




4. ORGANIZACIÓN DEL LUGAR DE TRABAJO.

Tener limpio el lugar de trabajo; estar al tanto de una buena presentación personal, del inventario y su almacenamiento y rotación; de la elaboración de los productos o mejoramiento de los servicios y de prestar atención al estado general de la locación y los recursos; mejora notablemente el rendimiento, ya que permite a las personas saber dónde está cada cosa, cada insumo y cada recurso material.




5. TRAZAR OBJETIVOS ALCANZABLES

Si bien es dicho que se debe considerar un plan a largo plazo, un objetivo general que se quiera lograr; tener un plan estratégico a la mano que incluya objetivos realistas, inteligentes, alineados con la organización y medibles a corto y mediando plazo; permite al negocio o empresa cumplir con metas alcanzables.

Por lo general, el establecimiento de estrategias para cumplir dichas metas y objetivos cada vez más grandes, incluye:

- Definir la meta (las metas) y el objetivo.
- Delimitar la consecución de cada meta y del objetivo.
- Asignar recursos materiales.
- Establecer las personas que se encargarán de llevar a cabo cada tarea en particular.
- Anotar factores que se pueden aprovechar y otros que no; en la realización del trabajo.

LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL 

La productividad, al menos la capacidad personal de ser productivo/a que, en palabras de Porter es "la correcta administración de los recursos y el trabajo para conseguir un fin económico que resulta en un nivel de vida aceptable" (en Contreras, 2013); está relacionada con aspectos como:


- LA AUTONOMÍA: La capacidad para trazar planes de acción de una persona por sí misma y de llevarlos a cabo por iniciativa propia.

- EL AUTOCONTROL: Definido como la capacidad de una persona por controlar las situaciones de la vida cotidiana, manejar las emociones, tener una mentalidad adecuada, saber manejar el estrés y el riesgo y, en general; contar con determinación y autonomía en las decisiones.

- LA EFICACIA: O capacidad para organizar y realizar las acciones planeadas, de forma que se puedan obtener unos resultados concretos. En este caso dirigidos a ofrecer y vender alimentos.


Saber cómo administrarse, comportarse y dirigir la energía y los esfuerzos para conseguir un objetivo en particular, hacen parte del manejo de la productividad personal. De la capacidad de una persona para trabajar y dar lo mejor de sí misma.

3 MANERAS DE SER MÁS PRODUCTIVO 

Una vez que sabemos que la personalidad, la motivación, una actitud proactiva y otras cualidades que juegan un papel importante en el que hacer de una persona en su vida laboral (y personal); estos tres puntos serán los que ayudarán a incrementar la eficiencia en la vida diaria.




1. PLANIFICAR: Haz una lista de lo que requiere más tiempo y menos tiempo. Saber si se pueden mejorar los tiempos en los que se hace una determinada tarea que se puede optimizar, así como establecer tareas y funciones para cada miembro del equipo (o para uno mismo); son medidas que tienen que ver con la delegación de tareas.




2.  REDUCIR DISTRACCIONES: Con la aparición de las redes sociales, muchas personas que cuentan o están pensando en abrir un negocio online o físico; pasan mucho tiempo con su atención puesta en sus dispositivos electrónicos.

Increíblemente, esta acción no solo puede hacer que, al entrar un cliente al establecimiento, este no sea atendido como espera; sino que se pierda tiempo valioso en la realización de otras tareas como estar pendiente de lo que este requiere:  los inventarios, las tareas de compras, cobros y producción;  hasta lo que tiene que ver con el aseo del local y la atención a los proveedores; ente muchas otras tareas.

Sin ir lejos, al atender un negocio online (o al hacer cualquier otro tipo de trabajo en el pc o en la computadora de escritorio); al estar pendientes de una red social al mismo tiempo o de un video en línea, de un trabajo para la Universidad o el Trabajo; es increíble ver cómo "perdemos tiempo" en una acción irrelevante y que nos permite concentrarnos en lo que debemos hacer, terminando lo propuesto.

Lo mejor es apartarnos de estas distracciones, ya sea en el movil o en el pc durante las horas que debemos dedicar a hacer lo que debemos hacer. Digo esto porque, en el tiempo que dedicamos a producir contenido o a atender a los clientes, es importante estar conectados con lo que estamos haciendo.

Nada de tareas extra, aparte de las redes sociales; ver televisión, reunirse para hablar con amigos o dedicarnos a otras actividades que nos distraigan de la creación de lo que estamos haciendo y vamos a hacer; son alternativas fáciles de aplicar.




3. CONTAR CON LAS HERRAMIENTAS Y RECURSOS ADECUADOS: No solo nos ayuda a ser más productivos, ya que todo funciona mejor; sino que nos permite optimizar tiempos y evitamos molestias.

Ejemplos: Si contamos con una laptop, una cámara de video, buena velocidad de Internet; se mejora la productividad de un negocio o cualquier actividad online. De igual forma funciona para un servicio que requiere de Intenet o de mnaejo de software (en la Nube o en el hardware).

Si contamos con utensilios o máquinas manuales o eléctricas que funcionen correctamente para cocinar o prepara un café, para fabricar un producto alimenticio o para tener listo la mercancía para vender.


Lo que depende de nosotros, lo podemos controlar. De otra manera, las acciones estarán dirigidas a minimizar los riesgos y algunas consecuencias negativas de acciones que escapan de nuestra voluntad y nuestras manos.

Siguiendo estos sencillos consejos más la capacidad para reconocer si estamos preparados para operar ese negocio y conocer cómo funciona y qué es lo que debemos que hacer y cómo; lograremos mejorar la productividad en un porcentaje considerable.

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1. Contreras, E.R. 2013. El concepto de estrategia como fundamento de la planeación estratégica. Revista Pensamiento y Gestión. Universidad del Norte. Barranquilla, Colombia. No. 35, pp 152 - 181. julio - diciembre.